Datenschutzhinweise für Kunden
O&V DATEC GmbH – Computer, Netzwerke, Services
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer Service-, Reparatur- und Wartungsaufträge verarbeiten, zu welchem Zweck und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
O&V DATEC GmbH
Daimlerstraße 26
75305 Neuenbürg
Telefon: 07082 792330
E-Mail: info@ov-datec.de
Web: www.ov-datec.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Christian Oswald
3. Welche Daten wir verarbeiten
Im Rahmen eines Auftrags verarbeiten wir insbesondere:
- Stamm- und Kontaktdaten: Name bzw. Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kundentyp (Privat- oder Geschäftskunde)
- Auftragsdaten: Fehlerbeschreibung, ausgeführte Tätigkeiten, Datum, Arbeitszeiten, Anfahrt, eingesetzte Techniker
- Gerät- und Materialdaten: Artikelbezeichnungen, Hersteller- und Seriennummern der verwendeten oder betreuten Geräte
- Bestätigungen: Ihre Unterschrift auf dem Service-Bericht und auf dieser Datenschutzinformation
- Abrechnungsdaten: Angaben, die wir für die Rechnungsstellung benötigen
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten,
- zur Durchführung des Auftrags (Annahme, Bearbeitung, Dokumentation, Abrechnung) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen);
- zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
- zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, etwa um erbrachte Leistungen nachweisen, Gewährleistungs- und Garantiefälle abwickeln und Rückfragen beantworten zu können – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ihre Bestätigung dieser Datenschutzhinweise ist keine Einwilligung in eine Datenverarbeitung, sondern dokumentiert lediglich, dass Sie diese Informationen erhalten haben.
5. Zugriff auf Daten auf Ihren Geräten und Systemen
Bei Reparatur-, Installations- und Wartungsarbeiten kann es technisch unvermeidbar sein, dass unsere Mitarbeiter Daten zur Kenntnis nehmen, die auf Ihren Geräten oder Systemen gespeichert sind. Wir greifen auf solche Daten nur zu, soweit dies für die Erledigung des Auftrags erforderlich ist. Kopien fertigen wir nur an, wenn Sie uns damit beauftragen (z. B. Datensicherung oder Datenübertragung). Alle Mitarbeiter sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Sicherung Ihrer Daten liegt in Ihrer Verantwortung. Vor Beginn jedes Auftrags fragen wir Sie, ob eine aktuelle Datensicherung vorliegt oder ob wir diese für Sie durchführen sollen. Die Regelungen zur Datensicherung und Haftung finden Sie im „Hinweis zur Datensicherung“ auf dem Service-Bericht sowie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Für Geschäftskunden: Verarbeiten wir im Rahmen der Betreuung Ihrer IT-Systeme personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag (z. B. Daten Ihrer Mitarbeiter oder Kunden), schließen wir hierzu einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
6. Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff, die die Daten für die Auftragsbearbeitung und Abrechnung benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, soweit dies erforderlich ist, an:
- Hosting: Unsere Service-Berichte werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist.
- Texterkennung von Typenschildern: Zum automatischen Auslesen von Artikel- und Seriennummern übermitteln wir Fotos von Geräteetiketten an den KI-Dienst der Anthropic, PBC (USA). Dabei werden keine Kundenstammdaten übermittelt. [Rechtsgrundlage der Übermittlung in ein Drittland prüfen und ergänzen, z. B. EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.]
- Hersteller und Distributoren, soweit dies zur Abwicklung von Garantie-, Gewährleistungs- oder Austauschfällen erforderlich ist,
- Steuerberater, Banken und Zahlungsdienstleister im Rahmen der Buchhaltung und Abrechnung,
- Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
7. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Durchführung und Abwicklung des Auftrags sowie für mögliche Gewährleistungsansprüche erforderlich ist. Darüber hinaus bewahren wir Unterlagen auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, in der Regel sechs bis zehn Jahre). Danach werden die Daten gelöscht.
Ihre Bestätigung dieser Datenschutzhinweise speichern wir für die Dauer der Kundenbeziehung, um nachweisen zu können, dass wir unserer Informationspflicht nachgekommen sind.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dazu einfach an die oben genannten Kontaktdaten.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: [z. B. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf – bitte anhand des Firmensitzes prüfen].
9. Pflicht zur Bereitstellung
Die Angabe Ihrer Kontakt- und Auftragsdaten ist für die Durchführung des Auftrags erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den Auftrag nicht annehmen oder abrechnen.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO).
Stand: Oktober 2026 · Version 1